Conditions générales de location

Définitions :

Van’s Holidays est ci-après désigné « Loueur ».

Le « Locataire » signifie la personne, société ou organisme signant le contrat de location.

Le « Conducteur » peut-être le locataire ou une personne désignée par le locataire.

Le « Véhicule » signifie le Combi Volkswagen et/ou la Coccinelle Cabriolet Volkswagen spécifié dans le contrat de location, le véhicule et son contenu étant la propriété de Van’s Holidays.

La location :

La présente location est consentie à titre personnel et ne pourra être cédée ou sous louée. Les droits et obligations découlant du contrat ne sont ni cessibles ni transmissibles de quelque manière que ce soit à un tiers.

Le loueur se réserve le droit de mettre fin immédiatement et de plein droit à la location sans être tenu à justification ni indemnité dans le cas où le locataire n’aurait pas respecté l’une des obligations du contrat.

Responsabilité du locataire :

Le locataire est la personne physique signataire du contrat de location. Il engage les personnes morales et entreprises pour le compte desquelles il agit, qui sont de ce fait, responsables solidairement et conjointement avec lui des conséquences du contrat de location dont il est reconnu de plein droit le mandataire apparent.

Dès la remise des clés du véhicule, le locataire devient entièrement responsable envers le loueur du respect intégral des présentes conditions et de la responsabilité du véhicule jusqu’à la restitution du véhicule muni de ses clés, de sa carte grise et de tous les documents nécessaires à sa circulation, ainsi que de ses accessoires.

Le locataire est responsable des infractions commises. En vertu de l’article L121-2 du Code de la route, le conducteur du véhicule est personnellement responsable de toutes les amendes et contraventions relatives aux infractions du Code de la route applicable. Le loueur fournira les coordonnées du locataire et/ou du conducteur à toute autorité demandant de telles informations et des frais de dossiers d’un montant de 45€ seront facturés au locataire.

Désignation du ou des conducteurs :

Le locataire s’engage à vérifier et atteste sur l’honneur de la validité du permis de conduire de chaque conducteur ainsi que l’absence d’une mesure de suspension, de restriction ou d’annulation du permis de conduire et informer le loueur, si un changement de situation avait lieu entre la date de la réservation et la date de la location.

Le locataire s ‘engage à ne pas faire conduire le véhicule par d’autre(s) personne(s) que les conducteurs autorisés sur le contrat de location, sauf cas de force majeure avéré et démontré par le locataire.

Toute fausse déclaration entraîne la mise en jeu de la responsabilité civile et pénale de son auteur.

Les conducteurs autorisés au contrat de location doivent impérativement être âgés au minimum de 23 ans et être titulaire(s) d’un permis de conduire en cours de validité (et qui doit être valide pour le reste de la période de location) depuis 5 ans minimum valable sur le territoire français et correspondant au tonnage et à la catégorie du véhicule loué (catégorie B).

Documents à fournir par le locataire :

Le jour du départ, le locataire doit fournir les pièces et justificatifs suivants :

. une attestation d’assurance datant de moins d’un mois indiquant le bonus / malus et précisant qu’il n’est pas interdit d’assurance

. le permis de conduire du ou des conducteur(s) en cours de validité

. justificatif de domicile de moins d’un mois (facture EDF, téléphone fixe, quittance de loyer, etc.)

. chèques de caution

. carte d’identité ou passeport en cours de validité

Si la location est consentie à une société ou une association, le conducteur désigné devra fournir :

. son permis de conduire en cours de validité

. sa pièce d’identité

. un extrait KBIS (ou équivalent étranger) datant de moins de 3 mois

. un pouvoir du dirigeant accompagné d’un bon de commande.

Toute non présentation des documents requis est une violation du contrat de location et des conditions générales. Si les conducteurs autorisés ne peuvent présenter les documents demandés, ils ne pourront pas conduire le véhicule. Si le locataire ne peut produire toutes les pièces nécessaires, le contrat sera annulé avec effet immédiat. Aucun remboursement ne peut être effectué si le(s) conducteur(s)ou le locataire contreviennent à ces dispositions.

Le Véhicule :

Le locataire reconnaît prendre le véhicule en parfait état de marche et de propreté. Le véhicule est mis à disposition muni de la copie de ses titres administratifs de circulation (carte grise, attestation d’assurance), du double du contrat de location et des clés.

Un état des lieux du véhicule est fait au départ qui est joint au contrat de location.

État des lieux du véhicule au départ : le loueur et le locataire s ‘engagent à y consigner par écrit toute défectuosité apparente qui n’y figurait pas et des photos peuvent être prises et jointes.

A défaut, le véhicule loué sera considéré comme conforme à l’état descriptif. Par conséquent, le loueur ne pourra pas tenir compte des réclamations de dégâts apparents non signalés par le locataire sur le descriptif de départ.

Le locataire s’engage à rendre le véhicule loué dans le même état que celui mentionné sur l’état des lieux. Ainsi, tous frais de remise en état suite à une faute du locataire ou en l’absence de faute d’un tiers identifié seront facturés au locataire.

Sont également consignés dans cet état des lieux de départ les équipements (intégrés/optionnels).

Une prise en main est faite obligatoirement avant le départ, au cours de laquelle, le locataire et/ou le(s) conducteur(s) au côté du loueur, appréhende la conduite et le gabarit du véhicule et prennent connaissance des bonnes conditions d’utilisation du véhicule.

Usage du véhicule :

  • Il est formellement interdit de fumer à l’intérieur du véhicule.

  • Le locataire s’engage à ne pas transporter des personnes à titre onéreux.

  • Tout transport de marchandises est interdit.

  • L’accès des autoroutes est interdit sauf accord à titre exceptionnel du loueur par écrit.

  • Le locataire s’engage à ne pas laisser conduire le véhicule par d’autres personnes que celles mentionnées dans le contrat de location.

  • Le locataire devient entièrement responsable du véhicule dès la remise des clés, le jour de la location.

  • Le locataire s’interdit à participer à tout match, course, rallye ou autre compétition de quelque nature que ce soit, ainsi qu’à des essais ou préparation. Il s’engage à ne pas utiliser le véhicule à des fins illicites ou autres que celles prévues par le constructeur, et à ne pas surcharger le véhicule loué en transportant un nombre de passagers supérieurs à celui indiqué sur la carte grise du véhicule.

  • Le locataire s’engage à ne pas atteler de remorque ou de véhicule similaire, à n’apporter aucune modification au véhicule (autocollants, etc.).

  • Le véhicule devra être utilisé sur des routes ouvertes et carrossables adaptées au véhicule.

  • Nous attirons tout particulièrement votre attention sur les dimensions (pour les portiques et autres, hauteur de 2m maxi) et la maniabilité du véhicule qui oblige à une attention accrue lors de certaines manœuvres. De plus, en raison de l’âge et de la technologie de l’époque du véhicule il convient de faire preuve d’une prudence toute particulière lors de l’utilisation de ce dernier.

  • Attention : en cas de dommages au véhicule résultant de l’irrespect de la hauteur limitée, du poids total roulant autorisé du véhicule, d’une mauvaise appréciation du gabarit et, plus généralement, en cas de dégâts occasionnés à la partie supérieure du véhicule, vous serez seul responsable du coût des réparations.

  • Il est interdit de monter sur le toit du véhicule.

  • Le locataire s’engage à utiliser le véhicule loué selon les dispositions du code de la route. Il est totalement responsable des infractions liées à sa conduite.

  • Le locataire, conducteur principal, est seul responsable du véhicule. Il assure la bonne utilisation, entretien, et la garde du véhicule et de l’ensemble des documents, équipements qui lui sont confiés.

  • A ce titre, il s’engage à garer le véhicule en lieu sûr, à le fermer à clé, à ne jamais laisser les clés et les titres de circulation à l’intérieur du véhicule. Il est également responsable du nettoyage de l’entretien courant du véhicule pendant la période de location, et notamment de la vérification des niveaux d’huiles, de la vérification des témoins lumineux du tableaux de bord, etc.

  • Il est interdit pour le lavage du véhicule, de le passer aux rouleaux dans les portiques de lavage, sous risque de dégradation des parties hautes, et des éléments du véhicule en raison de son âge.

  • Rester dans la zone géographique définit sur le contrat de location

  • S’assurer que, lorsque le véhicule est en mouvement, les portes soient bien fermées, le gaz soit bien éteint, la ré-hausse soit bien fermée (pour le Combi). Pour le cabriolet s’assurer que la capote soit bien verrouillée.

  • Respecter les temps de pause et de refroidissement moteur préconiser par le loueur : max toutes les heures et/ou tous les 90 à 100km, ne pas conduire plus de 200 km en une seule journée, ni dépasser une vitesse de croisière de 80/90 km/h.

  • Ne pas abandonner le véhicule, tout abandon du véhicule entraînera la responsabilité du locataire qui supportera les frais de rapatriement du véhicule et toutes autres conséquences.

  • A des fins de propagande de toute nature ou publicitaires, sauf cas exceptionnel accepté par le loueur et notifié dans ce cas sur le contrat de location.

  • Pour le cabriolet, ne pas s’asseoir sur l’armature de la capote quand celle-ci est ouverte.

  • Il est interdit de coudre, agrafer, coller ou fixer par quelque moyen que ce soit des éléments sur la capote du véhicule et/ou sur le couvre capote.

  • Pour les décorations de mariages il est interdit de percer la carrosserie. Tout moyen de fixation de décoration utilisé ne devront en aucun cas endommager la carrosserie et/ou la peinture du véhicule.

Toutes les conséquences d’un usage anormal, imprudent ou en non respect avec ces présentes conditions générales seront à la charge du locataire.

Le locataire s’engage à ne pas enlever, altérer ou effacer les publicités ou toute indication de numéros et inscriptions apposées au véhicule par le louer et s’interdit à toute publicité sur le véhicule sans l’autorisation du loueur.

Toute détérioration des publicités du loueur est assimilée à des dégradations du matériel.

Carburant :

Le carburant est à la charge du locataire qui doit surveiller la consommation et l’autonomie du réservoir, les conséquences pécuniaires ou autres pour inobservation restant à sa charge.

Toutes les conséquences d’une panne provoquée par l’utilisation d’un carburant différent de celui prévu pour le véhicule sont totalement à la charge du locataire qui devra rembourser le loueur de tous les frais de dépannage, remise en l’état et complément de carburant que celui-ci aurait du effectuer.

Restitution du véhicule :

Le locataire s’oblige à restituer le véhicule au loueur dans le même état qu’il l’a reçu ; l’usure normale étant admise. Il doit s’assurer que le réservoir de carburant est rempli comme au départ du véhicule. L’intérieur doit être propre.

Le locataire devra également restituer les papiers et documents légaux et réglementaires du véhicule, les clés, les éventuels dispositifs antivol, les accessoires, les équipements intégrés et optionnels souscrits. A défaut, le véhicule sera considéré comme non restitué dans son intégralité et des pénalités appliquées.

La restitution doit être effectuée au lieu de retour, à la date et heure stipulée sur le contrat de location ou avant cette date si la restitution anticipée est demandée par le loueur ou le locataire.

La restitution doit se faire entre les mains du loueur (ou de ses préposés).

A défaut de restitution à l’heure mentionnée, le locataire doit obligatoirement prévenir le loueur d’une plage horaire.

En cas d’absence du locataire à la restitution du véhicule, le locataire reconnaît les constats du loueur lors de son contrôle du retour.

Au retour du véhicule, une vérification et un état des lieux contradictoire du véhicule ainsi qu’un compte-rendu sont effectués.

  • Vérification du véhicule au retour : le loueur procède à un essai routier du véhicule pour vérifier son bon fonctionnement.

  • État des lieux du véhicule au retour : une comparaison de l’état général du véhicule et de la propreté (carrosserie, intérieur, équipements, etc.) est effectuée au retour au moyen de la même fiche qui avait été utilisée au départ lors de l’état des lieux pour annoter les éventuelles défectuosités apparentes et observations. Des photos datées peuvent constituer une preuve des dommages.

Dans le cas où le locataire ne signerait pas le compte-rendu au retour matérialisant la restitution du véhicule, alors le locataire reconnaît de fait les constats du loueur lors de son contrôle du retour.

En cas de désaccord concernant le montant des dommages et/ou des travaux notifiés par le loueur, le locataire aura possibilité de demander, à ses propres frais, une expertise par un expert agréé par les Tribunaux, dans les 72 heures de la restitution du véhicule (heures ouvrables). Les conclusions de l’expert s’imposeront aux parties.

Si l’expertise demande une immobilisation du véhicule et entraîne d’autres préjudices au loueur, alors tous ces frais sont à la charge du locataire.

Aucune contestation concernant le prix de la location ou de ses options ne pourra être prise en considération au retour du locataire. En cas de restitution anticipée du véhicule, aucun remboursement ne sera effectué.

Nombre de kilomètres parcourus :

Le kilométrage sera relevé sur la fiche d’état des lieux au départ et au retour.

Le nombre de kilomètres parcourus est constitué par la différence constatée au compteur du véhicule au départ et celui figurant sur le compteur à la restitution du véhicule et pourra être retenu pour le calcul du montant définitif des sommes dues pour la location.

Des pénalités sont appliquées si le forfait kilométrique a été dépassé (0,70/km supplémentaire).

Aucune somme ne sera remboursé si le kilométrage n’est pas atteint.

Le forfait kilométrique est de 200 km pour une journée, 500 km pour un week-end et 1000 km pour une semaine.

Infractions et pénalité :

En cas d’infraction ou de pénalités, le montant des amendes, contravention et/ou des pénalités sera facturé au locataire.

Retard de retour du véhicule :

Le locataire est tenu de restituer le véhicule aux dates et heures convenues au contrat.

Tout dépassement entraîne la facturation d’heure(s) supplémentaire(s). 25€ par heure entamée ; au delà de 4h de retard une journée de location (200€) ; au delà de 8h la totalité de la caution pourra être réclamée.

Si un autre locataire bénéficiant d’une réservation est pénalisé du fait du retard du locataire, alors dans ce cas, le locataire en retard se verra imputé d’une pénalité forfaitaire couvrant les préjudices subit par le locataire suivant et par le loueur.

Carburant :

Si le niveau de carburant au retour est inférieur à celui du départ, un forfait de 100€ est appliqué.

Nettoyage :

Si le véhicule est restitué non nettoyé une pénalité de 200€ sera facturé.

Perte des clés :

En cas de perte des clés la pénalité est fixée à 1500€ (changement de toutes les serrures et du neiman). Tous les frais qui peuvent découler de la perte des clés seront également à la charge du locataire (l’enlèvement du véhicule par exemple).

Réservation et paiement :

Les grilles et conditions tarifaires des locations ainsi que les grilles tarifaires des options (équipements/services) en vigueur sont disponibles sur le site internet ou sur demande. Les prix de base sont fixés en fonction de la durée de la location et inclus un forfait kilométrique. Ils sont exprimés en € (euros). Ils sont susceptibles d’être révisés à tout moment.

Le prix fourni par un devis édité avant un changement de tarif et de grilles tarifaires est le prix qui reste en vigueur durant la validité du devis.

Le tarif fixé par le contrat de location et soldé avant le départ n’est pas le tarif final de la prestation. Le coût final et définitif sera déterminé et précisé à la restitution du véhicule en fonction des dommages occasionnés ou non.

La location est payable d’avance et uniquement par l’un des modes de paiement accepté par le loueur.

Modalités de réservation :

La réservation est gratuite.

Elle peut se faire en présence, par téléphone, par mail ou par courrier.

Une fois votre commande enregistrée (infos minimum : nom, prénom et coordonnées, équipements ou services complémentaires, date), un devis est envoyé par mail ou par courrier au client lui confirmant le prix, les dates, horaires et lieu de départ et de retour ainsi que les modalités de paiement.

Validation de la réservation :

La réservation est confirmée et prend effet lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • Le client accepte la commande ainsi que l’intégralité des présentes conditions générales de location en signant et remettant ou renvoyant par mail ou courrier le « Bon pour accord » signé et daté.

  • Le client a payé au loueur dans le délai indiqué sur le devis, l’acompte ou la totalité du montant de la location précisé sur ce même devis.

  • Le client fournit au loueur, dès que possible, toutes les informations indispensables à l’établissement du contrat de location concernant le locataire et les conducteurs autorisés (identité, âge, domicile, n° de téléphone mobile, catégorie et date de délivrance du permis de conduire, etc.) ainsi que les copies des pièces justificatives relatives au locataire et aux conducteurs autorisés :

      • la copie du permis de conduire en cours de validité du locataire et conducteurs autorisés

      • la copie d’une pièce d’identité (CNI ou passeport) en cours de validité du locataire et conducteurs autorisés

      • un justificatif de domicile du locataire de moins d’1 mois

      • Pour le locataire entreprise : un extrait K-bis de moins de 3 mois (ou équivalent étranger)

A réception de tous ces éléments, le client reçoit par e-mail ou par courrier une facture acquittée ou restant à solder.

Contrat de location :

Le contrat de location reprend les données de la réservation. Il peut être édité et envoyé par mail ou courrier avant la date de début de location pour que le locataire puisse vérifier les données.

Le jour de la remise du véhicule, le locataire et les conducteurs autorisés doivent présenter à la signature du contrat :

  • leur permis de conduire original en cours de validité et correspondant à la copie envoyée au loueur lors de la réservation

  • une pièce d’identité (CNI ou passeport) originale en cours de validité

  • un dépôt de garantie d’un montant de 2500€

Si les conducteurs autorisés ne peuvent présenter les documents demandés, ils ne pourront pas conduire le véhicule. Si le locataire ne peut pas produire toutes les pièces nécessaires ou qu’un changement de dernière minute ne respectant pas les closes de ces présentes conditions intervient, alors la location sera annulée et le contrat ne sera pas établit ou annulé avec effet immédiat. Aucun remboursement et aucune contrepartie ne pourront être réclamés par le locataire ou les conducteurs.

Le contrat de location est édité en 2 exemplaires et signé par les 2 parties.

L’un des exemplaire est remis au locataire.

Le locataire vérifie les informations lors de la réception du contrat de location.

Le loueur ne pourra pas être tenue responsable des conséquences pouvant résulter d’une prétendue inexactitude ou insuffisance des informations figurant sur le contrat de location.

Le locataire informe le ou les conducteur(s) autorisé(s) – si différent du locataire ou si en plus du locataire – des présentes conditions et des termes du contrat de location.

Le contrat de location comprend les conditions générales de location que le locataire reconnaît avoir pris connaissance préalablement à la signature du contrat de location, l’état des lieux du véhicule dressé contradictoirement au départ et au retour, la facture et le dépôt de garantie.

Paiement (100% d’avance) :

Les prestations sont payables d’avance et en euros quelque soit son origine (chèque, virement bancaire, espèce). Un acompte de 30% est à payer à la signature du devis ; le solde sera à payer au plus tard 30 jours avant le début de la location.

Toute réservation non soldée dans ces délais est automatiquement considérée comme annulée et l’acompte reste acquis par le loueur au titre d’indemnité.

Modes de paiement :

Le paiement par virement bancaire est privilégié. Les autres moyens de paiement acceptés sont espèce et chèque.

Annulation :

Par le locataire :

Le locataire a la faculté d’annuler sa réservation uniquement par lettre recommandée avec accusé de réception.

Dans le cas d’une annulation, le loueur conservera à titre de pénalités ou facturera le locataire comme indiqué ci-après :

  • 60 jours avant la date de retrait du véhicule : le remboursement intégral de l’acompte versé sera effectué.

  • Entre 60 et 30 jours avant la date de retrait du véhicule : 50% de l’acompte versé sera conservé.

  • Entre 29 et 15 jours avant la date de retrait du véhicule : 50% du montant de la location sera conservé.

  • Moins de 15 jours avant la date de retrait du véhicule : la totalité du montant de la location sera conservé.

Par le loueur :

Le loueur peut annuler la réservation jusqu’au dernier jour en cas de force majeure (destruction partielle ou totale du véhicule, vol, avarie grave, ou tout autre fait justifiant l’impossibilité de le louer). Il devra prévenir de l’annulation par un appel téléphonique dans les plus brefs délais ainsi que par l’envoi d’un courrier en fournissant les preuves nécessaires justifiant l’état de fait. Les sommes versées en acompte par le locataire seront restituées. Aucune indemnité ne pourra être demandée de la part du locataire.

Caution :

Lors de la prise en charge du véhicule, le locataire est tenu de verser 2 dépôts de garantie :

  • 1 chèque d’un montant de 2500€ (euros) correspondant à la caution encaissé en cas de sinistre. Le reste sera restitué dès la réparation effectuée.

  • 1 chèque d’un montant de 500€ (euros) correspondant à la caution encaissé en cas de petits frais (exemple : carburant, nettoyage, produit, gaz et/ou petites réparations, etc.).

Le montant de la garantie financière ne limite pas la responsabilité du locataire qui peut être engagée au delà en cas de dégradations dépassant ce montant.

Cette caution sera acquise au loueur à hauteur du préjudice subi en cas de responsabilité avérée du locataire ou en l’absence d’un tiers identifié. Toutes les dépenses devant être engagées en cas de dommage causé par le locataire et non couvertes par l’assurance.

Si après la restitution du véhicule sans dommage, ni aucune infraction commise, les chèques de cautions seront restitués dans un délai de 30 jours.

En cas de litige, le tribunal de Beauvais est seul compétent.